Guide pratique
Roulement et absences : organiser le planning du cabinet
« Qui, dans le cabinet infirmier, travaille demain matin ? Et dans quatre mois ? Et au Nouvel An ? » Dans un cabinet à plusieurs, ces questions reviennent sans cesse. Ce guide montre comment Tournée Facile y répond pour vous : un roulement défini une fois, des congés déclarés avec leur remplaçante, et un planning infirmier prêt quand vous en avez besoin. Vous pourrez prévenir votre remplaçante bien à l’avance des jours qu’elle doit assurer et ne plus avoir de soucis à vous faire pour le mariage du cousin.
Prenons le cabinet de Camille, Hakim et Julie. Camille fait tous les lundis et mardis, Julie, la remplaçante, le mercredi, Hakim tous les jeudis et vendredis, et un week-end sur deux est planifié soit pour Camille, soit pour Hakim. Début novembre, Camille part deux semaines et Julie la remplace. C’est leur planning que montrent les captures de ce guide, sur un cabinet de démonstration dont les patients sont fictifs.
Comptez cinq minutes de lecture. Pour la tournée elle-même (les patients, l’ordre de passage, la journée sur le terrain), voyez le guide Planifier sa tournée infirmière.
Le planning dit qui travaille sur un créneau, la tournée dit où aller et quoi faire
Les tournées se forment chaque jour à partir de l’agenda : une le matin, une le soir, avec leurs patients et leur ordre de passage. Le planning ne touche à rien de tout ça. Il répond à une seule question : La tournée doit être faite par quelle soignante ? Trois choses en décident, de la plus forte à la plus faible :
- une absence : la soignante absente est remplacée, sa tournée va à sa remplaçante ;
- une affectation faite à la main : elle passe avant le roulement ;
- le roulement : il couvre tout le reste.
Ouvrir le planning du cabinet
Ouvrez l’onglet Tournées et cliquez sur « Planning », en bas à droite. Choisissez ensuite l’échelle :
- Jour : heure par heure, une rangée par soignante, plus une rangée « Non assignées » pour les tournées pas encore assignées ;
- Semaine : un matin et un après-midi par jour à assigner ;
- Mois : une case par jour à assigner.
Chaque soignante est identifiée par sa couleur et ses initiales ; les mêmes couleurs sont reprises dans l’agenda, les tournées et les transmissions. Une case blanche n’est encore assignée à personne. Cliquez sur « Moi uniquement » pour ne voir que les vôtres, avec la charge de la période : « Vous travaillez 5 demi-journées cette semaine. »
Sous la semaine et le mois, la charge par soignante donne les jours ou demi-journées planifiés pour chacune, ses passages et ses heures de tournée. Les propriétaires et les associées du cabinet y voient aussi le chiffre d’affaires projeté, à titre indicatif. Pour le partager ou l’imprimer, cliquez sur l’imprimante, en haut : le document ne contient aucune donnée patient.
Définir le roulement
En bas du planning, cliquez sur « Roulement » pour définir votre semaine type, ou vos semaines types si vous alternez.
- Choisissez le cycle : une semaine si toutes se ressemblent, deux à quatre si vous alternez (semaine A, semaine B…).
- Vérifiez le point de départ : « La semaine A commence le lundi 5 octobre ». Pour partir d’un autre lundi, cliquez sur « Changer ».
- Remplissez les cases : cliquez sur une case pour choisir la soignante de ce matin ou de cet après-midi, ou sur la lettre du jour pour lui donner la journée entière.
Cliquez enfin sur « Enregistrer ». Sur la capture, la semaine A donne le lundi et le mardi à Camille, le mercredi à Julie, et du jeudi au dimanche à Hakim ; la semaine B rend le week-end à Camille.
Les tournées suivent le roulement
Dès l’enregistrement, le planning se remplit selon le roulement sur tous les jours à venir. Il n’y a rien de plus à créer ni à valider : chaque tournée, du matin comme du soir, va à la soignante de son créneau. Un patient qui s’ajoute, un rendez-vous déplacé : la tournée qui le reçoit a déjà sa soignante.
Pour savoir qui travaille dans quatre mois, ouvrez dès aujourd’hui la vue Mois : chaque jour à venir porte déjà la couleur de sa soignante (les mois suivants font partie du plan Pro).
Changer de soignante ne refait pas l’ordre de passage. Les adresses de départ et d’arrivée, elles, la suivent : une tournée qui partait du domicile de Camille part de celui de Julie, et l’itinéraire est retracé dans le même ordre, heures comprises. Une adresse posée à la main, celle du cabinet par exemple, reste où elle est.
Seule exception : une tournée de la journée, créée par « Créer la tournée de la journée », reste à celle qui l’a créée. Le roulement n’y touche pas.
Faire une exception pour un jour
Julie ne peut pas faire le mercredi 21 ; Hakim travaillera ce jour-là. Inutile de toucher au roulement : vous ne modifiez que cette date.
- En vue Semaine, cliquez sur la demi-journée, puis sur Hakim ; cliquez sur l’icône du jour pour lui assigner la journée entière.
- En vue Mois, cliquez sur le jour, puis sur son nom sous « Assigner la journée du … à ».
- En vue Jour, cliquez sur « Prendre » pour garder une tournée, sur « Assigner » pour la confier à une collègue, ou sur « Tout assigner à » pour les tournées restées sans personne. Pour déplacer un seul passage, cliquez sur « Changer de tournée » et choisissez une autre tournée du jour.
Une affectation faite à la main l’emporte sur le roulement, même si vous modifiez le roulement ensuite. Le mercredi 21 reste à Hakim.
Le Nouvel An se règle de la même façon, des mois à l’avance. Le vendredi 1er janvier revient à Hakim dans le roulement ; si Camille le prend cette année, vous le lui assignez dès maintenant, en vue Semaine ou Mois. Le reste du roulement ne bouge pas. Et si Hakim part pour les fêtes, déclarez une absence : c’est l’étape suivante.
Déclarer une absence
Cliquez sur « Absences », à côté de « Roulement », puis sur « Déclarer une absence », et remplissez quatre champs :
- Qui s’absente ;
- Remplacée par : une collègue, titulaire ou remplaçante ;
- Du … Jusqu’au … ;
- ou Sans date de fin, quand on ne connaît pas encore la date de retour.
Enregistrez : les tournées de l’absente sur ces jours, à venir et pas commencées, passent à la remplaçante. Sur la capture, « Camille → Julie, du lundi 2 au vendredi 13 novembre », et le bilan : « 10 tournées confiées à Julie ».
Personne pour la remplacer pour l’instant ? Choisissez « Remplaçante à trouver ». Ses tournées sont remises à assigner, et ses jours passent en orange dans le planning. Le jour où vous trouvez quelqu’un, modifiez l’absence : la remplaçante reçoit les tournées encore sans personne.
Tant que l’absence court, tout ce qui viserait l’absente va à sa remplaçante : le roulement, une tournée nouvelle, une affectation à la main. Dans les listes de soignantes, l’absente est grisée.
Quand les dates changent
Un retour avancé, des congés prolongés : l’absence se modifie d’un clic, et le planning suit.
- Retour anticipé : raccourcissez l’absence. Les tournées des jours libérés reviennent à leur soignante (« 5 tournées rendues à Camille »).
- Prolongation : rallongez-la. Les nouveaux jours passent à la remplaçante.
- Autre remplaçante : changez le nom. Les tournées tenues pour l’absente passent à la nouvelle.
- Absence annulée : supprimez-la. Tout revient à sa soignante.
Une tournée que vous avez confiée à la main à quelqu’un d’autre entre-temps n’est jamais reprise : votre décision particulière passe avant la règle générale.
Ce que voit chaque soignante
Personne n’a besoin d’annoncer le planning : chacune retrouve ses tournées là où elle les cherche déjà.
- La remplaçante trouve ses tournées sur son accueil et dans le planning, avec les fiches, les consignes et les dernières transmissions de chaque patient. Le matin même, un rappel lui arrive une demi-heure avant l’heure de départ.
- La personne à qui l’on confie une tournée le lit dans le récapitulatif envoyé par e-mail à 18 h : « 2 tournées vous ont été assignées ». Il donne un nombre, sans détail, et aucune notification ne part à chaque changement.
- L’absente n’est pas dérangée : aucune notification pendant son absence, puis, la veille de son retour, un rappel « Demain, vous travaillez… ». Pour vos jours de repos ordinaires, activez le même mode repos dans les réglages des notifications.
- Tout le cabinet voit, dans l’agenda, chaque rendez-vous à la couleur de la soignante qui le fait ; « Mes rendez-vous » ne garde que les siens.
Questions fréquentes
J’ai modifié le roulement, mais un jour n’a pas bougé. Pourquoi ?
Ce jour-là, quelqu’un a assigné la tournée à la main, et une affectation faite à la main l’emporte sur le roulement. Pour remettre le roulement partout, ouvrez « Roulement » et choisissez « Appliquer » sur la période voulue.
Nous faisons deux tournées le même matin. Le roulement sait-il les répartir ?
Le roulement donne chaque demi-journée à une seule soignante : les deux tournées du matin lui reviennent. Confiez la seconde à sa collègue dans la vue Jour ; cette affectation tient tant que vous ne réappliquez pas le roulement sur ce jour.
La remplaçante doit-elle avoir un compte ?
Oui : invitez-la dans le cabinet, avec le rôle de remplaçante. Elle retrouve alors les tournées qui lui sont confiées sur son accueil et dans le planning. Quand elle quitte le cabinet, ses tournées à venir reviennent à assigner ; celles qu’elle a faites gardent son nom.
Qui peut modifier le roulement et les absences ?
Toute personne du cabinet qui peut modifier les tournées : propriétaires, associées, infirmières, remplaçantes et assistantes. Un compte en consultation voit le planning sans pouvoir le changer.
Le planning est-il compris dans le plan gratuit ?
Oui : les vues Jour et Semaine, le mois en cours, les absences du mois en cours et un roulement d’une semaine, suivi sur les quatre semaines à venir. Les mois suivants, les roulements de deux à quatre semaines, l’impression et le chiffre d’affaires projeté font partie de Pro.
Envie d’essayer Tournée Facile ?
L’application est disponible : créez votre compte gratuitement sur le web, ou téléchargez-la sur l’App Store ou Google Play.
Disponible en France pour l’instant — l’ouverture au reste de l’Europe arrive bientôt.