Guide pratique
Organiser l’agenda du cabinet : rendez-vous et prise en charge
La plupart des soins que vous réalisez sont récurrents: l’ordonnance du médecin fixe leur rythme, une injection d’insuline deux fois par jour, un pansement tous les deux jours, une toilette trois fois par semaine, et vous passez chez le patient à chacune de ces dates. Ce guide montre comment reporter ce rythme une seule fois dans Tournée Facile, depuis l’agenda ou depuis la fiche du patient, et comment tout le cabinet travaille ensuite sur le même agenda.
Comptez cinq minutes de lecture. Les copies d’écran viennent d’un cabinet de démonstration dont les patients sont fictifs. Pour la suite, l’ordre de passage et la journée sur le terrain, voyez le guide Planifier sa tournée infirmière.
Deux portes, un seul agenda
La prise en charge d’un patient, ce sont tous ses rendez-vous à venir : les soins récurrents et les passages ponctuels. Vous pouvez la renseigner à deux endroits, et ce sont exactement les mêmes rendez-vous :
- depuis l’agenda, un rendez-vous à la fois. Il apparaît aussitôt dans la prise en charge du patient ;
- depuis la fiche du patient, tous ses passages d’un coup. Ils apparaissent aussitôt dans l’agenda.
Pour choisir :
- un nouveau patient, ou plusieurs passages par jour (matin, midi, soir) : passez par la fiche du patient, vous voyez sa journée entière avant d’enregistrer ;
- un rendez-vous ponctuel, une prise de sang, un soin ajouté pour une semaine : passez par l’agenda, c’est plus court.
Ouvrir l’agenda du cabinet
Ouvrez l’onglet Agenda. Il s’ouvre sur la frise du jour, à l’heure du premier rendez-vous. Pour une autre vue, ouvrez le menu « … » en haut à droite et choisissez « Afficher en liste » ou « Afficher en frise ».
L’agenda est celui de tout le cabinet. Ce qu’une collègue pose ou déplace apparaît chez vous dans la seconde, sans rien recharger. Chaque rendez-vous prend la couleur de la soignante qui le fera, et une légende en haut les nomme. Cliquez sur « Mes rendez-vous » pour ne garder que les vôtres, sur « Tous » pour revoir le cabinet entier.
Poser un rendez-vous depuis l’agenda
Cliquez sur « Ajouter un événement », en bas à droite de l’agenda, puis remplissez le formulaire :
- le patient : cliquez sur « Ajouter un patient » et choisissez-le dans la liste. Il n’existe pas encore ? Cliquez sur « Créer un nouveau patient » : vous revenez ensuite au rendez-vous, patient choisi ;
- l’adresse : celle du patient est proposée, celles du cabinet aussi ;
- l’horaire : choisissez une « Plage horaire » (au plus tôt, au plus tard) ou un « Horaire fixe » ;
- la durée : le temps passé chez le patient, hors trajet. Cochez « Mémoriser cette durée » pour la retrouver sur vos prochains rendez-vous ;
- la répétition : reportez le rythme prescrit, tous les jours par défaut, ou tous les deux jours, le mardi et le jeudi… Indiquez ensuite la fin du traitement : sans date de fin, à une date, ou après un nombre de passages ;
- les actes, facultatifs : choisissez-les dans la nomenclature générale des actes professionnels (NGAP). Ils servent au relevé de vos passages en fin de mois.
Enregistrez : le rendez-vous apparaît dans l’agenda de tout le cabinet, dans la prise en charge du patient, et dans la tournée du jour qui couvre son horaire.
Renseigner la prise en charge depuis la fiche du patient
Pour un nouveau patient, ouvrez l’onglet Patients et cliquez sur « Créer un patient ». Un seul formulaire suffit : son nom, son adresse, puis le bloc « Prise en charge », où vous posez tous ses passages.
- Remplissez le premier passage : la plage, la durée, les soins de ce passage et, si besoin, une description des soins pour vos collègues et vos remplaçantes. Il est récurrent, tous les jours, par défaut ; reportez le rythme de l’ordonnance, ou choisissez « Passage unique » pour un soin ponctuel.
- Ajoutez les suivants avec « Ajouter un passage » : la date et le rythme du précédent sont repris, deux heures après sa fin. Ou cliquez sur une des plages habituelles du cabinet, proposées au-dessus et en dessous des passages. Un passage rempli se replie en une ligne, pour garder la vue d’ensemble.
Relisez avec « Récapitulatif », en bas de l’écran : une ligne par passage, en toutes lettres (« entre 5 h 40 et 7 h pendant 20 minutes, tous les jours, sans date de fin »), l’adresse, et la frise de la journée du patient. Vous voyez d’un coup d’œil si deux passages se chevauchent, ou si le rythme saisi est bien celui de l’ordonnance.
Cliquez sur « Créer le patient » : sa fiche s’ouvre (« Patient créé avec ses 2 passages »), et ses rendez-vous sont déjà dans l’agenda.
Modifier un rendez-vous ou une série
Les horaires changent : la toilette passe à 9 h parce que la famille sera là, une nouvelle ordonnance espace les pansements. Vous avez deux façons de faire.
- Depuis la fiche du patient, cliquez sur « Modifier la prise en charge » : tous ses passages à venir s’affichent, que vous les ayez posés depuis la fiche ou depuis l’agenda. Sur un passage déjà commencé, vos changements s’appliquent à partir d’aujourd’hui : les passages déjà faits gardent leurs horaires et leurs actes, et votre relevé de fin de mois reste juste.
- Depuis l’agenda, cliquez sur le rendez-vous puis modifiez-le. Pour un soin récurrent, choisissez la portée : « Cet événement », « Cet événement et les suivants » ou « Tous les événements ».
Dans les deux cas, la tournée suit toute seule : décalez un rendez-vous de 7 h à 14 h, il quitte la tournée du matin et rejoint celle de l’après-midi.
Lire les tournées dans l’agenda
L’agenda vous dit aussi ce que les tournées ont fait de vos rendez-vous, sans quitter l’écran :
- la couleur : celle de la soignante dont la tournée tient le rendez-vous. En gris, « Pas encore dans une tournée » ;
- en vue liste, chaque ligne donne l’horaire souhaité, puis l’heure calculée et le rang : « Souhaité 05:40 – 07:00 », « Calculé 06:58 · 4e passage · Matin » ;
- le détail d’un rendez-vous : cliquez dessus, l’encart « Dans la tournée » montre la soignante, la tournée, le rang, l’horaire souhaité et l’horaire calculé.
Qui fait quelle tournée, lui, se décide dans le planning du cabinet. Voyez le guide Roulement et absences.
Questions fréquentes
J’ai posé un rendez-vous dans l’agenda. Le retrouverai-je sur la fiche du patient ?
Oui. La prise en charge d’un patient, ce sont tous ses rendez-vous à venir, où qu’ils aient été posés. Ouvrez sa fiche : le rendez-vous est dans le bloc « Prise en charge ». L’inverse est vrai aussi : un passage ajouté depuis la fiche apparaît dans l’agenda.
Combien de rendez-vous le plan gratuit permet-il ?
Vingt rendez-vous à l’agenda. Un soin récurrent ne compte qu’une fois, quel que soit son rythme : une toilette prescrite chaque matin compte pour un rendez-vous. Le plan Pro lève la limite.
Puis-je synchroniser l’agenda avec Google, Apple ou Outlook ?
Pas encore. C’est une évolution prévue. En attendant, l’agenda de Tournée Facile est autonome et couvre la planification du cabinet.
Mes rendez-vous personnels ont-ils leur place dans l’agenda ?
Non : l’agenda est celui du cabinet, partagé par toute l’équipe. Il porte l’activité professionnelle et les soins des patients.
Envie d’essayer Tournée Facile ?
L’application est disponible : créez votre compte gratuitement sur le web, ou téléchargez-la sur l’App Store ou Google Play.
Disponible en France pour l’instant — l’ouverture au reste de l’Europe arrive bientôt.